PRINCE2^®: Combinar la gestión ágil y la gestión de proyectos

Considere métodos de gestión de proyectos como PRINCE2^®Cuando se trata de gestión de proyectos, suele haber una opinión extrema: la gestión de proyectos clásica está pasada de moda, los métodos ágiles están de moda. ¿Es eso cierto? Es cierto que los métodos ágiles no pueden hacerlo todo. Pero tampoco puede la gestión de proyectos tradicional. Eso significa que deberíamos ser capaces de combinar ambos enfoques. ¿Pero cómo? ¿Puede hacerlo PRINCE2? ¿Y obtenemos una "gestión de proyectos ágil" cuando combinamos la gestión de proyectos y los enfoques ágiles? Averigüémoslo.

¡PRINCE2 no ha muerto!

Una cosa en primer lugar: la gestión "clásica" de proyectos con PRINCE2, por ejemplo, no es en absoluto anticuada ni inutilizable. Utilizar PRINCE2 de forma clásica puede incluso funcionar muy bien. Sin embargo, hay que asegurarse de que las condiciones marco son las adecuadas. Lo mismo se aplica a los enfoques ágiles, por supuesto, porque sin el marco adecuado también están condenados al fracaso. Pero quedémonos por un momento con la clásica gestión de proyectos PRINCE2. PRINCE2 es la elección correcta en muchos casos. Los miembros del equipo y los gestores formados, como los PRINCE2 Practitioners, conducen mejor el método clásico a la meta cuando el proyecto ...

• está diseñado para ser corto,
• tiene objetivos claramente definidos,
• presupone una salida fija,
• tiene lugar en condiciones concretas, detalladas y predecibles y
• no se produzcan cambios bruscos.

Si se dan estas condiciones, una vez iniciado el proyecto, uno puede concentrarse por completo en la ejecución. Sin cambios repentinos, no hay motivo para hacer ajustes de gran calado durante la aplicación de PRINCE2. Un buen ejemplo de ello sería la construcción de una casa con PRINCE2: en este caso, todo se detalla de antemano y el material se encarga antes de que comience la implantación. Para este ejemplo, una implementación ágil estaría completamente fuera de lugar.

¿Cuándo damos preferencia a los métodos ágiles?

Los enfoques ágiles pueden brillar especialmente cuando no existen las estructuras fijas antes mencionadas. A diferencia de un proyecto PRINCE2 clásico, en el mundo ágil suele ocurrir que (hay que) hacer ajustes. Cuanto más dure el proyecto ágil, más cosas pueden cambiar y cambiarán, desde el mercado hasta las exigencias de los clientes, pasando por las condiciones marco dentro de la organización. El poder del desarrollo ágil consiste en reaccionar con flexibilidad a esos cambios. Por eso, a diferencia de las implementaciones clásicas de PRINCE2, son las más adecuadas para los proyectos ...

• sin una salida claramente definida,
• que tienen requisitos imprecisos o se caracterizan por cambios frecuentes y
• Comenzar con una visión que puede y debe desarrollarse en el transcurso del proyecto.

Los niveles de PRINCE2

Entonces, ¿cómo establecemos la conexión con la gestión de proyectos PRINCE2 "ágil" o más bien "híbrida"? Para averiguarlo, tenemos que echar un breve vistazo a los distintos niveles de PRINCE2. Podemos identificar tres niveles de gestión de proyectos: dirección, gestión e implementación.

Medio de dirección: Aquí se ancla el proyecto PRINCE2 en la organización. A este nivel existe una visión global del panorama general y de cómo se integra el proyecto en los planes de desarrollo estratégico de la empresa. Esto se hace, por ejemplo, a través del comité de dirección. Aquí, entre otras cosas, tiene cabida la cuestión de la gobernanza. Podemos afirmar que en el nivel directivo todo se contempla de forma global y se hace funcionar. Además, aquí tiene lugar la justificación del proyecto: ¿Aportó valor añadido a la organización? ¿Merecieron la pena los recursos invertidos en él?

La situación es diferente en el nivel de gestión de PRINCE2. Aquí es donde tiene lugar la planificación general del proyecto. Se planifica el despliegue de los equipos, se gestionan las dependencias y se sincronizan los avances. En otras palabras, aquí es donde se unen los hilos de los equipos de ejecución. Ya hemos visto dos niveles.

Combinar dos mundos: PRINCE2 se convierte en PRINCE2 Agile

PRINCE2, como método clásico de gestión de proyectos, se ocupa en gran medida de los dos niveles anteriormente mencionados. Como muchos otros métodos, PRINCE2 no especifica cómo se realiza el proyecto previsto. Sin embargo, el cómo es crucial en el nivel de ejecución. Por eso los métodos ágiles como Scrum, Kanban o los enfoques Lean tienen aquí su lugar y son aplicados con éxito por los equipos en la práctica. Es una buena idea porque en el nivel de ejecución suelen producirse muchos pequeños desarrollos que sólo confluyen en el nivel de gestión.

PRINCE2 Agile convierte esta idea en un concepto holístico en los tres niveles: Diferentes equipos pueden trabajar con distintos métodos en PRINCE2 Agile a nivel de implementación, en función del método de trabajo que conduzca a los mejores resultados. El gran reto, que los enfoques ágiles no suelen cubrir, es reunir los subproductos resultantes y coordinar los equipos entre sí. La complejidad resultante en diferentes dimensiones no puede ser manejada únicamente por los enfoques ágiles. PRINCE2 Agile, en cambio, puede hacerlo porque también considera específicamente el nivel de dirección y gestión para poder controlar con precisión las dependencias y obtener al final una fecha de lanzamiento común. Así es como la gestión de proyectos híbrida con PRINCE2 Agile surge de la fusión de lo clásico y lo ágil.

PRINCE2 Ágil: ¿Híbrido o Ágil?

Podemos describir mejor PRINCE2 Agile con el término "gestión de proyectos híbrida". Porque "gestión ágil de proyectos" es en realidad engañoso. Al fin y al cabo, los marcos ágiles no implican en absoluto los importantes niveles de control de la gestión de proyectos antes mencionados. Se concentran en la ejecución, que a su vez los métodos clásicos de gestión de proyectos como PRINCE2 no especifican en detalle. Por ello, preferimos denominar gestión híbrida de proyectos a la combinación de marcos como Scrum y métodos como PRINCE2. De este modo, podemos destacar claramente que PRINCE2 Agile combina dos formas de pensar sin "hacer" ágil la gestión de proyectos per se.

La ventaja es que en la gestión de proyectos híbrida con PRINCE2 Agile, las formas ágiles de pensar y actuar garantizan una mayor flexibilidad en la ejecución. Las partes de gestión del proyecto, por su parte, permiten la complejidad y se ocupan de las dependencias para que el contexto organizativo pueda mantenerse y todo pueda financiarse.

La combinación de ambos mundos hace posibles proyectos en los que se dan las condiciones marco, pero no se conoce el producto global desde el principio. Esto también significa que los detalles del desarrollo con PRINCE2 Agile se dejan en gran medida en manos de los equipos. La autoorganización ágil ocupa el lugar de muchas actividades de gestión. Además, los informes y otras medidas de información se vuelven más informales en general.

PRINCE2 Agile en su máxima expresión: ¿Cuándo lo utilizamos?

Los métodos híbridos como PRINCE2 Agile combinan lo mejor de ambos mundos. Cuando se combinan, el enfoque híbrido PRINCE2 Agile nos da un proyecto que...

• ... donde el objetivo es complejo pero básicamente definible. Se especifican las condiciones marco básicas, pero la mayoría de los detalles sólo surgen con el tiempo.
• ... donde el diseño de los detalles es responsabilidad de los equipos de desarrollo individuales.
• ... en el que cada fase del proyecto se considera una caja de tiempo, tras la cual se produce la revisión y el ajuste en cada caso.
• ... donde es necesario un control global de las dependencias relacionadas con el contenido. Para ello, un director de proyecto coordina a los grupos entre sí y representa la visión de conjunto para que todos los equipos puedan trabajar juntos de forma provechosa.
• ... donde los equipos de desarrollo trabajan de forma ágil, por ejemplo con Scrum o Kanban.
• ... donde la información y el seguimiento de los progresos son proactivos y más bien informales.

En el punto de mira: Gestión híbrida de proyectos con PRINCE2 Agile

El marco ágil PRINCE2 corresponde inicialmente al enfoque clásico PRINCE2. El control del proyecto también tiene lugar en el proyecto híbrido de principio a fin. El marco general del proyecto PRINCE2 se define antes del desarrollo, por ejemplo con un objetivo y ciertos requisitos mínimos. Es importante que al final del desarrollo exista un valor añadido para el cliente. Hasta aquí la parte clásica del proyecto PRINCE2.

En las fases entre la preparación y el final, se vuelve más ágil: En la iniciación del proyecto, desglosamos el producto en subáreas o subproductos individuales. Los equipos individuales asumen la responsabilidad de ello, por ejemplo haciendo que los propietarios del producto o los expertos en la materia del cliente formulen los subobjetivos y luego los pongan en práctica con sus equipos de desarrollo. La revisión y el ajuste siempre tienen lugar cuando una fase pasa a la siguiente. Esto convierte las fases de la gestión de proyectos con PRINCE2 Agile en cajas de tiempo, al final de las cuales tienen lugar las revisiones ágiles y las retrospectivas, por ejemplo. Una liberación, por ejemplo, también puede situarse en un punto temporal de este tipo. Un gestor de proyectos, por ejemplo un PRINCE2 Practitioner certificado, es responsable del control de las fases.

¿Clásico, ágil o híbrido? Depende.

En conclusión, podemos afirmar: Siempre depende del proyecto y de su contexto si procedemos de forma clásica, ágil o híbrida. Las condiciones en las que se desarrolla un proyecto PRINCE2 influyen considerablemente en la forma de llevarlo a cabo. El método elegido también debe adaptarse a la propia organización. PRINCE2 Ágil combina un enfoque de gobernanza global con los métodos de desarrollo adecuados. El resultado es un enfoque híbrido de gestión de proyectos muy versátil.

¿Está planeando un proyecto en un futuro próximo para el que aún está buscando un procedimiento adecuado? Entonces, ¡déjenos asesorarle!

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